Система "ПС:Управление мебельной фабрикой" имеет в своем составе специализиализированный модуль "Управление складами (WMS)", который обеспечивает:
- обособленный контур учета ("ордерная схема")
- адресный склад
- продукция в нескольких упаковках; частичная приемка/отгрузка
- серийный учет- создание "контейнеров" (паллетирование) с ШК
- контроль погрузки и инвентаризация с применением ШК и ТСД
Задача управления складами входит в круг базовых задач для любой производственной компании.
Внедрение системы управления складами позволяет повысить эффективность работы компании в целом, увеличить скорость и точность выполнения операций, минимизировать потери, связанные с "человеческим фактором".
Для мебельной отрасли характерна высокая динамика складских операций, сложность идентификации изделий, которые, будучи упакованными в коробки, внешне ничем не отличаются. Одно изделие может состоять из нескольких упаковок. В отдельных случаях в одну упаковку могут войти детали от разных изделий одного заказа. Всё это создает условия для ошибок, которые приводят к прямым и косвенным (репутационным) издержкам. При наличии широкой географии продаж, цена ошибки возрастает многократно.
Система "ПС:Управление мебельной фабрикой 3.0 ERP", помимо "стандартных" функций складского учета поддерживает ряд "продвинутых", позволяющих вывести управление складами на новый качественный уровень. Рассмотрим их подробнее.
"Ордерная схема": обособленный складской учет
Т.н. "ордерная схема" предполагает обособленный, дополнительный к основному, учет остатков на складах силами кладовщиков. Будем называть его расширенным складским учетом (РСУ) .
При наличии РСУ, изменение основных остатков не ведет к автоматическому изменению "складских". Последние меняются только ПО ФАКТУ товародвижения и только после оформления кладовщиками специальных документов - "товарных ордеров". Таким образом, кладовщики могут быть полноценными материально-ответственными лицами, а остатки склада всегда актуальны.
Факт того, что оба учета - основной и расширенный ведутся в единой информационной базе, обеспечивает прозрачный контроль расхождений мужду двумя уровнями учета.
Помимо этого, расширенный складской учет предоставляет следующие возможности:
Штрихкодирование
Технология штрих-кодирования позволяет существенно ускорить процесс идентификации номенклатурных позиций, а также снизить количество ошибок.
Покупные позиции - в момент поступления, а производимые - по факту выпуска/упаковки маркируются штрих-кодами. Кроме этого, для покупных позиций - товаров и материалов могут использоваться уже имеющиеся на их упаковках штрих-коды.
Штрих-код может содержать не только информацию о продукции и варианте исполнения, но также номер партии (серии), идентификатор (номер) упаковки и т.п.
Использование штрих-кодового оборудования - сканеров ШК или терминалов сбора данных (ТСД) позволяет автоматизировать складские операции приемки, перемещения, комплектации (сборки) заказа, отгрузки. При этом возможны 2 подхода:
- заполнение документа в информационной системе по данным штрих-кодирования
- контроль полноты/корректности исполнения той или иной операции, относительно "плана" (заказа на приемку, заказа на отгрузку, отгрузочной накладной).
"Адресный" склад
"Адресный" склад предполагает его разделение на произвольное количество зон (мест) хранения, вплоть до построения трехмерной структуры ячеек "стеллаж / ряд / ячейка". Будем называть такие места хранения "ячейками".
Ячейки могут быть специализированными - предназначенными для ТМЦ определенного типа или универсальными.
Существует два подхода к складированию ТМЦ на адресном складе. Первый предусматривает выбор места складирования поступивших ТМЦ информационной системой. Для этого в системе должны быть точно описаны характеристики ячеек и упаковок ТМЦ (в первую очередь, габаритные), а также логика заполнения ячеек. Во втором, более простом случае выбор ячейки осуществляет кладовщик, отмечая место размещения той или иной ТМЦ в системе.
В любом случае, при необходимости отгрузки система может предоставить кладовщику актуальную информацию о ячейках размещения требуемых ТМЦ.
Для выполнения любых операций, будь то складирование, выемка или оптимизация (перемещение между ячейками в пределах склада) эффективно применяется технология штрих-кодирования. ШК маркировку могут иметь не только ТМЦ, но и ячейки. Особенно полезны для "адресного" склада терминалы сбора данных с экранами, позволяющими наглядно видеть перечень ТМЦ и ячеек - как подлежащих "обработке", так и уже "обработанных".
Серийный учет
Наряду с учетом ТМЦ по вариантам исполнения, в некоторых случаях есть необходимость учета по сериям. В качестве серий могут выступать как производственные партии, так и серийные номера конкретных экземпляров изделий.
Серийный учет материалов применяется для тканей и других материалов, где между сериями (партиями) одного цвета могут быть отличия оттенков. Серия продукции/полуфабрикатов также может гарантировать единство оттенка и иметь, кроме того, привязку к исполнителю - сотруднику или бригаде. Последнее будет полезным в случае возникновения вопросов по качеству.
Упаковки
Изделия мебельного производства нередко упаковываются в несколько упаковок. При этом, на уровне основного учета удобно иметь дело с единой номенклатурной позицией. На уровне же склада необходимо работать с упаковками, размещая их в различные ячейки, контролируя погрузку по упаковкам.
Одна и та же позиция может иметь несколько схем пакования, особенно в переходные периоды. Серийная и типовая продукция имеет, как правило, фиксированный набор упаковок. В то же время заказная продукция может иметь совершенно произвольный набор упаковок. В отдельных случаях в одну упаковку могут войти детали от разных изделий одного заказа (например, стекла всех шкафов заказа).
Возможны ситуации, когда клиенту отгружается часть упаковок изделия (например, упаковка с деталями корпуса без фасадов). Такие факты полезно отражать и отслеживать в информационной системе.
"Контейнеры". Комплектация заказов
Одной из важнейших складских задач является комплектование заказа под отгрузку. В полностью автоматизированном варианте система отображает кладовщику на экране ТСД перечень требуемых упаковок и ячеек, откуда их следует забрать. По мере "отработки" (выемки и сканирования) перечень позиций уменьшается.
Множество упаковок, собранных под тот или иной заказ может быть объединено в информационной системе в "контейнер", который физически снабжается соответствующей этикеткой со штрих-кодом. Крупные заказы могут быть скомплектованы на нескольких паллетах, т.е. состоять из нескольких "контейнеров". В системе хранится информация о составе контейнеров. При считывании штрих-кода паллеты, например, при погрузке машины - система понимает какой набор упаковок каких ТМЦ под какой заказ загружен.
Особенности внедрения
Изначально кажущаяся простой, задача построения эффективной системы управления складом, как мы видим, имеет немало аспектов и вариантов. Тем не менее, её решение даст ощутимый экономический эффект, выведя работу одной из ключевых функций компании на новый качественный уровень.
Залогом успеха в нашем случае является использование мощного специализированного программного продукта, а также богатый опыт решения этой задачи в различных её вариациях. Специализированный модуль управления складом, входящий в состав программного продукта "ПС:Управление мебельной фабрикой ERP", при правильном внедрении способен закрыть ВСЕ перечисленные в данной статье вопросы.
Олег Гершман
В конкурентных рыночных условиях перед промышленными предприятиями встают новые задачи – четкое своевременное выполнение клиентских заказов, управление себестоимостью продукции, снижение издержек и пр. Какие возможности предоставляют современные ERP-системы для планирования материальных ресурсов и производственных мощностей, управления производством, и с какими сложностями сталкиваются предприятия при внедрении таких систем?
Каждое современное промышленное предприятие тем или иным образом автоматизирует планирование материальных ресурсов и производства – номенклатуру в тысячи позиций вручную просчитывать невозможно. Однако полностью исключить нештатные ситуации довольно сложно, и периодически приходится оперативно решать множество проблем: как своевременно выполнить заказ, если вовремя не привезли материал или субподрядчики срывают срок поставки, или вышел из строя станок, или близится плановый ремонт оборудования? При широкой номенклатуре изделий «держать в голове» всю информацию по имеющимся на складе материалам, производственным мощностям просто невозможно. «Самописные» системы планирования уже не справляются с новыми задачами управления производством. В этих условиях многие промышленные предприятия обращаются к ERP-системам, в первую очередь к функциональности планирования материальных ресурсов и производственных мощностей. Оставим за рамками обсуждения хорошо знакомые всем «теоретические» аспекты планирования ресурсов предприятия (ERP – Enterprise Resources Planning) и рассмотрим возможности практической реализации планирования производства в системе на примере одного из лидирующих в этой области продукта – SAP ERP2005.
Планирование потребностей производства и закупок
Понятно, что главная задача цикла планирования – получение адекватных планов по закупкам материалов и услуг, по производству, по субподрядным работам. Для этого необходимо строго учитывать, по какому технологическому маршруту производится изделие, какие материалы и услуги, производственные мощности нужны для каждой операции и т.д. Все эти данные в ERP-системе консолидируются в блоке нормативно-справочной информации (НСИ), который является своего рода «костяком» системы. От правильного задания этой информации зависят и планирование, и управление производством, и решение таких задач, как управление запасами, расчет себестоимости, планирование бюджета и пр.
В системе SAP ERP2005 глубоко проработан блок по ведению основных данных. Нормативно-справочная информация, необходимая для планирования и управления производством, включает следующие основные составляющие.
Справочник материалов («основные записи материалов»). Под материалом в ERP-системе подразумевается изделие любого типа: изготавливаемое, закупаемое, полуфабрикат. В справочнике помимо основных данных (таких как единицы измерения, описание материала, единицы веса, вес и пр.) ведутся практически все сведения, необходимые для учета материалов в различных «функциональных» областях: для финансового учета (стандартная цена материала, средняя скользящая цена и пр.); для планирования потребностей производства (вид заготовки, время на собственное производство, размер партии и др.); для закупок, сбыта и т.д. Кроме того, определяются наименования, ГОСТы, стратегия планирования, управления производством изделия, расчета себестоимости (например по средневзвешенной цене, нормативной цене и пр.), другая технологическая информация. Причем в SAP обязательными являются только основные данные (код, наименование), все остальные параметры задаются при необходимости соответствующего учета. Таким образом, пользователь сам определяет требуемый набор параметров для конкретного изделия.
Справочник рабочих мест . Здесь описываются участки, на которых выполняются определенные операции или работы. Данные по рабочему месту заводятся с соответствующими параметрами: основные данные (имя и описание), данные по мощностям, по заработной плате, данные календарного планирования – например, можно определить, что рабочее место будет доступно только с понедельника по среду, тогда в остальные дни система при планировании будет искать альтернативное место изготовления данной позиции. Параметрами рабочего места также являются данные для калькуляции стоимости работ. Можно вести иерархию по рабочим местам, то есть группировать их по отделам, участкам.
Производственные спецификации (технологические маршруты изделий) – списки компонентов, из которых состоят продукты, узлы, готовые изделия. Особенности системы SAP: в спецификации можно задавать не только компоненты, но и вспомогательные данные – ссылки на документацию и пр.; можно вести альтернативные спецификации.
Технологические карты – важнейшая составляющая НСИ для планирования производства. Карты отражают последовательный состав операций, необходимых для изготовления материала (детали/узла). Каждая операция определяется данными рабочего места, управляющими данными, временем изготовления. В системе можно определить компоненты, которые используются на данной операции, присвоить позиции из определенной спецификации, задать контрольные признаки для данной операции, рассчитать продолжительность операций по заданным формулам. Эти данные являются основой при планировании времени изготовления и создании производственного заказа на изделие. В системе SAP есть возможность формировать альтернативные (параллельные) маршруты изготовления изделия. Если в процессе планирования система «видит», что для изделия определены условия, при которых необходимо изготавливать его по альтернативной последовательности операций, то «планировщик» системы следует этой рекомендации и использует разные последовательности операций.
Грамотно выверенные справочники изделий и рабочих мест, производственные спецификации, технологические карты – это «три столпа» успешного планирования производства в ERP-системе.
Производственные стратегии
Система SAP дает возможность реализовать основные стратегии управления производством: разработку под заказ (проектное производство), производство под заказ, производство на склад.
Если для производства изделия выбрана стратегия «под заказ», то в процессе планирования создаются отдельные сегменты планирования для каждого заказа клиента, и все потребности, закупки, поступления материалов планируются в заданных сегментах (рис. 1). Таким образом, пользователь системы может четко отследить, под какой заказ созданы те или иные планы на закупку и производство.
Рис. 1. Планирование при производстве «Под заказ»
Если автоматизируется проектное производство, предоставляется возможность вести проектно-ориентированный учет затрат. Для планирования проектного производства в системе SAP задаются структурный план проекта (рис. 2) и сетевой график выполнения проекта (управление проектом автоматизируется с помощью модуля PS). Для каждого структурного элемента проекта в системе планируются заказы на закупку (модуль MM – управление логистикой) и производственные заказы (модуль PP – планирование и управление производством). Учет затрат «собирается» по структурным элементам проекта, и можно отследить задействованные на каждом этапе ресурсы.
Рис. 2. Планирование в проектном производстве
При выборе стратегии производства на склад осуществляется составление производственной программы на изделие в соответствии с заданным объемом продукции, который необходимо выпустить за конкретный период (согласно прогнозам сбыта). Затем осуществляется планирование потребностей и производство складского запаса. В данном случае, помимо функциональности планирования производства, повышается значение адекватного управления запасами (сбытовики должны иметь ясное представление, какие позиции есть на складе, и если что-то отсутствует, то когда появится), и в этом тоже может помочь система SAP.
В процессе планирования потребностей в материалах (ППМ) каждый конечный продукт разузловывается, определяются потребности в компонентах, и в соответствии с данными технологических карт рассчитываются сроки поставок (изготовления или закупок) каждого необходимого компонента. По результатам расчета ППМ система автоматически генерирует сведения о дефицитных комплектующих и особых ситуациях. При этом в системе SAP для отражения результатов используется «принцип светофора» (рис. 3), и плановику удобно анализировать нештатные ситуации – отставания от графика поставок и пр.
Рис. 3. Форма ERP-системы SAP, отражающая расчет потребности в материалах
Для календарного планирования производства и планирования загрузки мощностей исходными данными служат справочники материалов, рабочих мест, технологические карты, плановые и производственные заказы, а также сведения о предстоящем ремонте оборудования, используемые для учета периодов, когда производственные мощности будут недоступны. В системе осуществляется анализ соответствия наличной и необходимой производственных мощностей и корректировка календарных планов (автоматически или вручную).
Система предоставляет возможность сбалансировать необходимые для выполнения операций мощности с целью оптимизации загрузки рабочих мест (например, путем оптимизации планирования и сокращения времени наладки и демонтажа, простоев оборудования и т.д.). Балансировка осуществляется в автоматическом режиме на основе модели, определенной пользователем. При этом выполняется компенсация нагрузки-перегрузки рабочих мест, ищется оптимальная схема, выбираются подходящие ресурсы. Кроме того, возможна настройка системы таким образом, что в случае перегрузки рабочего места система автоматически предложит пути оптимизации планирования (переброска операций на другое рабочее место и др.).
Необходимо особо отметить широкие возможности системы отчетности SAP: множество вариантов отчетов по планированию, анализ адекватности плана в различных ракурсах: по изделиям, полуфабрикатам, рабочему участку, дате и пр. Каждый отчет можно вывести на экран, как в табличной форме, так и в виде диаграммы, либо экспортировать в Excel.
Управление производственными заказами
После завершения процедуры планирования заказы передаются на исполнение (закупку, производство). Основным элементом управления при этом является производственный заказ, который представляет собой комплексную структуру, объединяющую все данные по планированию, складированию, производству, календарному планированию, учету и отчетности. Производственный заказ создается для изготовления определенного материала в определенном количестве, либо для выполнения определенной работы.
Основные этапы управления производственным заказом: создание производственного заказа; подготовка материалов для выполнения заказа; регистрация выполнения работ; регистрация движения материалов; расчет заказа.
Для отслеживания производственного заказа в системе можно задавать десятки статусов, характеризующих процесс выполнения заказа. В системе существует возможность в любой момент выполнения производственного заказа произвести проверку доступности необходимых материалов и мощностей. На основе данных системы могут быть проанализированы «узкие места», скорректированы сроки закупки материалов и производства компонентов, сроки выполнения операций. Существует возможность реализации в системе востребованной на некоторых предприятиях процедуры резервирования материалов на складе под производственный заказ. В этом случае система исключит вероятность передачи зарезервированного материала на другой заказ. Автоматически могут контролироваться фактические затраты по производственному заказу в сравнении с плановыми.
Поскольку данные в системе регистрируются с точностью до операции и компонента, менеджер получает возможность оперативно контролировать выполнение каждого заказа, предупреждать возникновение критических ситуаций (сетевой график выполнения заказа отражает всю динамику его выполнения). При необходимости может быть настроена отправка автоматического сообщения об угрозе сдвигов календарных сроков изготовления, об отсутствии необходимых для производства материалов и т.д.
Внедрение системы: «операция на сердце»
Производство – главная функциональная область действующего промышленного предприятия, и внедрение ERP-системы в части управления производством иногда сравнивают с операцией на сердце. Тот, кто задумал «оперироваться», должен взвесить все «за» и «против», определить для себя цель и подготовиться к решению целого ряда вопросов.
Первая группа вопросов связана с ведением НСИ. Повторюсь, что четкое задание нормативной информации является залогом успеха. На предприятиях нередко складываются свои «традиции» в формировании этих данных, которые система поддерживать не будет. Например, система требует, чтобы в технологических картах были четко прописаны времена – операционные, времена переналадки, времена транспортировки, пролеживания и т.д. Каждое предприятие решает индивидуально, как задавать эти времена. Так, многие используют «нормо-часы», но, к сожалению, они часто «подгоняются» под зарплату. При внедрении системы от этой практики придется отказаться, и времена надо будет приводить в порядок, выверять и заносить в систему. И с этим бывают связаны довольно болезненные вопросы.
Целый ряд организационных моментов связан с обеспечением ведения НСИ в системе. Кто будет заносить данные и отслеживать изменения (например, изменения спецификаций -состава изделий, норм расхода материалов и пр.)? Многие идут по пути интеграции с конструкторскими системами (САПР), и SAP предоставляет для этого специальные программные продукты. Но здесь возникают свои сложности. После конструкторов в работу вступают технологи, которые определяют производственные участки изготовления продукта, времена изготовления, транспортировки, переналадки и пр. Откорректированные данные также должны быть введены в систему. Важно понимать, что в системе необходимо вести такую спецификацию, которая позволяет управлять данными, и технологической информации для этого бывает недостаточно. (Для примера можно привести уже ставший обязательным при каждом внедрении системы вопрос о кодировании цеховых переделов.) На некоторых предприятиях организуются специальные группы ведения НСИ, которые обрабатывают внесенные конструкторами и технологами изменения и вводят эти данные в систему.
Вторая группа вопросов связана с правильным заданием в системе оптимальных партий (минимальных, максимальных и пр.). Популярные на западе методики «бережливого» производства и отказа от партионности в России пока не используются (по крайней мере на предприятиях, выполняющих, например, и гальванические и сборочные операции), и задачу определения «оптимальных партий» придется прорабатывать.
Возникают вопросы и непосредственно в производстве. Вручную или автоматически списывать материалы? Кто их будет списывать и когда? Как будет осуществляться регистрация операций? В автоматическом режиме система строго и точно регистрирует отпущенные материалы по введенным нормам расхода, не позволяет нарушать принятые стратегии регистрации операций. Здесь тоже возникает немало проблем, поэтому на первом этапе внедрения многие идут по пути списания «по факту».
Наконец, присутствуют и обычные, всем известные вопросы организации проекта внедрения – создание рабочих групп, выделение в них специалистов и т.д.
Таким образом, прежде чем внедрять систему, необходимо подготовиться к решению всех перечисленных вопросов. И если наиболее актуальная проблема заключается, скажем, в автоматизации учета рабочего времени и расчета заработной платы, то, может быть, не стоит затевать внедрение ERP, ведь ее главное назначение – то, для чего создавались первые MRP-системы, которые «выросли» в ERP, – это автоматизация планирования ресурсов предприятия.
В заключение несколько слов о возможных рамках проекта. Современные ERP-системы ориентированы на то, чтобы автоматизировать всю цепочку бизнес-процессов промышленного предприятия, – от закупок и производства до реализации продукции и выстраивания взаимоотношений с клиентами. Но внедрять всю функциональность одновременно очень сложно. Поэтому не обязательно, например, сразу переводить в ERP-систему бухучет и «бороться» с сопротивлением финансовой службы – можно организовать интеграцию ERP с эксплуатирующейся системой, (например 1С), а внедрение финансового блока оставить на вторую очередь. С другой стороны, необходимо оценить трудоемкость подобной интеграции, и если затраты (трудовые, денежные, моральные) намного превышают затраты при централизованном внедрении, то «усеченный» вариант внедрения нецелесообразен. Логистическую цепочку материальных потоков лучше охватывать на первом этапе внедрения, то есть вместе с производством внедрять управление закупками, управление продажами, управление запасами.
Как часто вы задавали себе вопрос: на что тратят время ваши менеджеры и производственники?
Специалисты по работе с клиентами часами изучают многостраничные каталоги продукции вашего предприятия, чтобы сделать коммерческое предложение клиенту. Составляют заказ-наряды для производства и самостоятельно носят их начальнику производства, который вынужден складировать и сортировать их, постоянно перебирая и делая в них какие-то, лишь ему понятные, пометки. Чтобы сообщить заказчику о состоянии его заказа, менеджер часто вынужден обращаться за информацией в производственный отдел. Помимо траты времени это вызывает разобщенность работы отделов и невозможность полностью контролировать работу предприятия.
Вы хотите снизить потери времени ваших сотрудников, систематизировать информацию о заказах, иметь полную картину работы производства?
— Тогда вам необходима система автоматизации управления заказами и производством .
Что это дает
Система управления заказами и производством объединяет инструменты, существенно сокращающие непроизводительные затраты времени сотрудников и обеспечивающих преимущества:
Для менеджера по работе с клиентами
- Удобство заполнения заявок от заказчиков с помощью автоматизированных форм ввода.
- Доступ к систематизированной информации о продукции предприятия, ценах и наличии на складе.
- Автоматические расчеты и оформление коммерческих предложений .
- Систематизация и быстрый поиск сведений о заказчиках .
- Ведение истории заказов .
- Мгновенный доступ к информации о состоянии заказов на производстве .
Для производственника
- Оперативное поступление заявок на производство в виде, соответствующем требованиям предприятия.
- Поддержка принятия решений об очередности выполнения заказов , возможность повышать приоритет заказа или приостанавливать его.
- Постоянный контроль за ходом производства , получение сведений о том, какой сотрудник занят тем или иным заказом.
- Возможность планирования каждым сотрудником своей работы за счет доступа к информации о заказах, проходящих предшествующие производственные операции.
- Сокращение количества производственных ошибок и брака
Для руководителя
- Полный контроль над ситуацией .
- Возможность формирования финансовых и производственных отчетов .
- Централизация хранения данных о клиентах, заказах, работе сотрудников.
- Сокращение количества бумажных документов , занимающих место и отнимающих время на их изучение.
Почему наши системы управления заказами и производством
При автоматизации работы с заказами наиболее важно строить систему автоматизации вокруг именно вашей продукции. Формы заявок и структура справочников должна максимально соответствовать значимым характеристикам ваших товаров. Это обеспечит соответствие представлений о ней ваших менеджеров, клиентов, получающих автоматически сформированное коммерческое предложение, или производственников, получающих из отдела продаж «электронный» заказ-наряд. Создавая систему управления, мы внимательно изучаем ваши производственные процессы и уникальные методики, чтобы они нашли отражение в программе, усиливая ваши преимущества над конкурентами.
Под "заказом" понимается заполненная в двух экземплярах форма № ТОРГ-26, содержащая в себе сведения о виде, наименовании и объеме или количестве товара, а также условиях поставки. С точки зрения системы управления заказ клиента имеет определяющее значение: именно он "запускает" производство или цепочку логистических мероприятий в компании.
Все клиенты как на ладони в одной CRM системе.
Ведите продуктивную работу с заказами, управляйте взаимоотношениями с клиентами!
Грамотно организованная система управления заказами позволяет сократить до минимума время и количество мероприятий с момента оформления заказа потребителем до момента его обработки и реализации.
С чего начинается система управления заказами
Разрабатывая эффективную систему управления заявками, необходимо учитывать их вид. Заявки и заказы можно классифицировать по форме и времени обработки, субъекту и объекту заявки. Решающую роль при разработке системы управления играет субъект заказа - потребитель. Выступать заказчиком может:
- один из отделов, цехов или филиалов предприятия ("внутренний" потребитель);
- "внешний" потребитель: государство, муниципалитет, торговая компания или производственное предприятие, частное лицо.
Заказ проходит несколько стадий обработки:
1. документальное оформление;
2. отправка заказа производителю или поставщику;
3. непосредственное выполнение заказа (производство, поставка от оптовика или производителя);
4. доставка заказчику.
Каждый из этих этапов требует отдельной проработки. При налаженной системе управления заказами время ожидания заказчика и объем издержек изготовителя сокращаются до минимума.
На пути к формированию заказа
Заказ формируется в документе формы № ТОРГ-26, где указываются все необходимые данные (названия товаров или услуг, объем или количество; дата и время доставки; стоимость и условия оплаты). Приемщик заполняет два экземпляра, один из которых оставляет себе, а второй передает заказчику.
Документ оформляется в присутствии клиента, заверяется его подписью, а также подписями ответственных за обработку заказа лиц. После этого заявка вносится в базу данных предприятия и обрабатывается в порядке очереди, либо на условиях, оговоренных с клиентом.
В обязательном порядке указывается наименование реквизиты организации заказчика, если в его качестве выступает юридическое лицо, либо паспортные и контактные данные, если клиентом является физическое лицо. Вся необходимая информация, включая номер телефона, реквизиты, фамилия или наименование заказчика, вносится в базу наряду с данными о виде и времени поставки товара.
Исполнение заказа клиента
После того, как заказ сформирован, он обрабатывается на:
1. производстве, если речь идет о продукции по индивидуальным размерам или проекту;
2. складе, где отбирается товар нужного вида в заказанном объеме, и производится:
- комплектация
- проверка
- упаковка
- отгрузка.
Доставка - последний этап исполнения заказа, который реализуется в строго определенное время. По окончании доставки товар отгружается клиенту, который подписывает документы, предоставленные перевозчиком, производит оплату, если это не было сделано ранее, и принимает заказ.
В обязательном порядке каждый этап обработки заказа, вплоть до его полного выполнения, фиксируется в документации или базе данных. Это необходимо для того, чтобы отследить прохождение заказа, ускорить его реализацию и обеспечить его сохранность.
Кроме того, имея на руках данные о всех обработанных заказах за последний отчетный период, руководитель или финансовый аналитик предприятия может прогнозировать будущую прибыль или разработать эффективный бизнес-план на следующий период (месяц, квартал или год).
Систематизировать информацию о выполненных и текущих заказов довольно сложно, если она хранится в бумажном виде, заносится в таблицу Excel или фиксируется каким-либо иным неэффективным способом.
Автоматизируйте управление заказами и клиентами в онлайн-программе Класс365. Подключайтесь бесплатно!
Эффективное управление заказами в современной ситуации невозможно без использования автоматизированных систем. Применяя онлайн-программу для автоматизации бизнеса Класс365, позволяющую обрабатывать и контролировать реализацию заказов в автоматическом режиме, возможно:
- значительно сократить временные издержки на приемку, обработку и анализ заказов, а значит, повысить качество выполнения заказа;
- создать эффективную схему выполнения заказов;
- проанализировать выполнение заказов, прибыльность предприятия, составить прогноз и бизнес-план с наименьшими трудовыми затратами;
- повысить лояльность клиентов и стимулировать совершать покупки снова
Класс365 отличается простотой управления, отсутствием необходимости в установке и отладке на самом предприятии, высокой безопасностью и максимальным удобством. В программе есть все необходимые функции для простой и эффективной автоматизации работы на складе, финансового и торгового учета, работы с клиентами во встроенном CRM -модуле, интеграции с интернет-магазином. Начать работу можно сразу после регистрации, ведь осовоение в программе займет не более 15 минут.
Используйте систему управления заказами бесплатно с Класс365 и забудьте о рутинной работе с заказами уже сегодня!
Подключайтесь бесплатно к Класс365 уже сегодня.
Работайте с заказами в 2 раза быстрее!
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Сопровождение заказа
Для позаказного производства критичным для выполнения заказов становится сопровождение заказов на всех этапах жизненного цикла заказа . Количество документов при позаказном производстве существенно возрастает (письма, договора, конструкторская документация, счета и оплата, накладные, акты сдачи-приемки, счета–фактуры и др.), возрастает и трудоемкость формирования этих документов. Эффективная организация позаказного производства возможна только при грамотно построенном учете документов, организации четкой и слаженной работы между отделами, обеспечении прозрачности происходящих процессов на производстве.
- База заказчиков, их классификация и история сотрудничества.
- База корреспонденции, хранение сканированных копий документов (фотографий).
- Поддержка многоэтапных и накопительных договоров.
- Хранение и работа с приложениями к договорам.
- Гибкое описание условий и содержания договора.
- Отслеживание исполнения договора (по этапам).
- Отслеживание оплаты договора (по этапам).
- Расчет стоимости договора с использованием различных «калькуляторов».
- Подготовка пакета документов для печати
Технологическая подготовка
Большинство поступающих заказов, содержат новые номенклатуры изделий. Каждое новое изделие требует полной технологической проработки, куда входит ввод структуры изделия, создания перечня работ в порядке их выполнения для каждого изделия структуры, установка норм времени для выполнения каждой работы, создание списка материалов необходимых для изготовления и нормы их расхода – что является очень долгой и кропотливой работой. СМАРТ обеспечивает высокую эффективность технологической подготовки, существенно сокращая время и трудоемкость выполняемых работ.
- Поддержка сложных структур изделий с большой вложенностью;
- Для печатных плат - формирование и хранение структуры пакета, поддержка ДПП, МПП, ГЖПП;
- Разработка технологических процессов и сохранение их в системе в качестве шаблонов;
- Хранение всей истории производства изделия;
- Менеджер загрузок технологий (возможна загрузка из типовых технологий и ранее изготавливаемых нарядов, загрузка из похожих изделий с возможностью дальнейшей коррекции);
- Автоматический подбор технологи изготовления на основе Конфигуратора технологии;
- Генератор технологии монтажа на основе параметров введенных из конструкторской документации;
- Автоматизированное нормирование гальванического покрытия изделий, исходя из материала заготовки, состава покрытия и размеров изделия;
- Возможность нормирования с различным уровнем детализации - по работам, по переходам;
- Автоматизированный расчет нормо-часов по работе исходя из оборудования, инструмента, количества проходов и т.д.
- Автоматизированный подбор размеров заготовки для изготовления и оптимизация расположения на ней изделий, с учетом величины зазоров;
- Учет коэффициента выхода годных, при расчете запускаемого количества заготовок;
- Учет стадии производства (подготовка производства, производство) и типа расчета (на изделие, на заготовку, на партию и т.д.) при расчете нормо-часов;
- Печать маршрута изготовления на каждое изделие;
Расчет себестоимости изготовления и ценообразование
СМАРТ полностью автоматизирует расчет себестоимости изготовления изделий. Для оперативного получения стоимости заказа разработаны специальные алгоритмы, позволяющие расчитать стоимость заказа без проведения технологической подготовки с точностью до 95%.
- В общем случае стоимость изготовления изделия складывается из стоимости работ, стоимости материалов, и суммы накладных расходов;
- Для печатных плат есть программируемые «калькуляторы», рассчитывающие стоимость изготовления по ряду технологических параметров;
- Возможность настройки персональных «калькуляторов» для отдельных заказчиков, на согласованные с ним цены;
- Возможность загрузки работ и материалов из наряда, через ряд настраиваемых алгоритмов, с учетом вида приемки, вида заказа и т.д;
- Возможность подстройки цены под заказчика;
- Возможность различых схем учета стоимости дорогостоящих и редкоиспользуемых материало;
- Автоматическое формирование структуры цены;
- Возможность просмотра истории цены продажи ранее изготавливаемых изделий;
- Автоматизированное формирование предварительной цены для заказчика с точность до 95% за несколько минут;
- Формирование и печать коммерческого предложения заказчику на разное количество изделий;
- Формирование пакета документов для военных с расшифровка по работам и материалам;
П Р О И З В О Д С Т В О
СМАРТ
обеспечивает постоянный мониторинг и управление производством. Для сложных технических изделий при производстве учитывается структура изделий и порядок изготовления составляющих изделий.
В СМАРТ
реализован уникальный механизм управления браком и излишками на производстве.
Чем сложнее изделие или выше требования к точности, тем больше возможно потенциального брака, что является критичным при позаказном производстве. Возникновение брака приводит к дефициту по заказу, который необходимо ликвидировать путем повторного дозапуска в производство.
Запуск в производство
- При запуске нового наряда в производство происходит проверка излишков на складе, при их наличии уменьшается количество к изготовлению в основном наряде и создается наряд на излишки;
- Проверка уже изготавливающихся изделий по другим нарядам. Если в производстве есть требуемое изделие, и в нем есть предполагаемые излишки, то запускается бизнес-процесс на ожидание излишков, а количество к изготовлению уменьшается;
Диспетчирование
- Возможность организации рабочих мест для диспетчирования по работам и по участкам;
- Возможность использования одного компютера для нескольких участков;
- Автоматическое расчет дневного плана работ по участкам. Печать дневного плана;
- Учет приоритетов выполнения заказов;
- Использование штрих-кода для быстрого перехода к выполняемой работе по изделию (заказу). Автоматическое заполнение полей расчетными данными;
- Внесение информации по выполнению работы. Возможность внесения различных примечаний к выполняемой работе;
- Раздельное исполнение работы - одна работа выполняется несколькими исполнителями, каждый закрывает свое кол-во;
- Частичное исполнение работы - исполнитель закрывает только сделанное количество, в этом случае на следующий участок приходит только это количество;
- При возникновении брака автоматически пересчитывается количество изготавливаемых изделий на последующих операциях. Если количество изготавливаемых изделий не достаточно, диспетчеру цеха и технологу поступает задание на дозапуск в производство;
Мониторинг текущего состояния производства
- Множество фильтров для выбора анализируемых заказов;
- Цветовое кодирование состояний заказа/работ;
- Различные режимы отображения заказов: по контрольным точкам, горизонтальная и вертикальная группировка работ;
- Количественный анализ: в производстве, в браке, в излишках, сдано на склад;
- Контекстный переход к связанным объектам;
- Расчет набранных и выполненных н/ч и объемов по цехам/сотрудникам;
Склад готовой продукции
При позаказном производстве документооборот на складе готовой продукции существенно возрастает - для каждого заказа требуется формирование своего пакета документов, отслеживание оплаты и отгрузки, отслеживание возврата подписанных документов.
СМАРТ
обеспечивает автоматизацию заполнения приходных и отгрузочных документов склада, сокращает до минимума вероятность возникновения ошибок и время, затрачиваемое на подготовку документов. Мониторинг склада готовой продукции, позволяет оперативно информировать заказчиков о готовности их изделий. Учет излишков позволяет использовать их в будущих заказах, что минимизирует расходы и сроки изготовления изделий.СМАРТ
автоматизирует ведение складского учета, списание материалов в производство, контроль расхода материалов, обеспечивает возможность замены отсутствующего материала, на его аналоги, осуществляет своевременное напоминание о минимальных остатках на складе материалов, снижает трудоемкость ввода информации и минимизирует количество ошибок.
- Многоскладской учет материалов;
- Учет материалов по средневзвешенной цене;
- Расчет остатков материалов по каждому складу;
- Учетом минимальных остатков на складах;
- Работа с требованиями на закупку материалов под конкретный заказ;
- Журналы требований на закупку и на резерв материала;
- Формирование заказов к поставщикам;
- Мониторинг требований на закупку и формирование заказов к поставщикам с учетом минимальных остатков на складах;
- Списание материалов под конкретный заказ;
- Возможность резервирования расходных материалов и их списание в конце месяца пропорционально объемам заказов;
- Учет движения материалов по складу за период;
- Мониторинг расхода материалов;
- Мониторинг давальческого сырья;
- Импорт давальческого сырья из накладной по форме М-15;
- Формирование документа на возврат давальческого сырья по форме М-15;
Производственно-экономический анализ
- Открытый перечень базовых показателей, рассчитываемый по данным в системе.
- Возможность иерархической группировки базовых показателей.
- Построение финансово-экономических отчетов на основе базовых показателей.
- Автоматическое построение диаграмм и графиков по базовым показателям.
- Расшифровка каждого показателя до уровня первичных документов.
