Положение об отделе оформляется на. Структурное подразделение: определение, функции, руководство

Положение о подразделении (положение об отделе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений .

Положение о подразделении - содержание

Положение о подразделении может быть типовым и индивидуальным. Типовые положения (например, типовое положение об отделе кадров) разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе (например, положение об отделах банка Н-ского филиала). Таким образом, типовое положение, как пример положения о структурном подразделении, часто используется в практической работе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Основные задачи;
3. Функции;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения.

Как правило, при разработке положения о подразделении в разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» - это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение об отделе - ответственность

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положение о подразделении может утверждаться распорядительным документом(постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении - оформление

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Разработка положения о структурном подразделении предприятия

Как построить типовое Положение о структурном подразделении в Business Studio и как на его основе построить действующее Положение об отделе (в качестве примера Положения о структурном подразделении рассматривается Положение об отделе кадров) можно подробно посмотреть в методике «

Д.Л. Щур, начальник юридического отдела Издательско-консультационного центра «Дело и Сервис»

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Начнем с того, что понимается под структурным подразделением и на какой тип подразделения разработаны приводимые ниже рекомендации.

Структурное подразделение представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности организации (производства, обслуживания, пр.) с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение. Подразделение может быть как обособленным (филиал, представительство), так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Как раз для второго типа подразделений, то есть внутренних, подготовлены настоящие рекомендации.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 12.11.2003), разработкой положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический или правовой отдел.

В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно, если компания не выработала единые правила и требования к этим локальным нормативным актам.

Общее руководство работами по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации (по персоналу, по административным и иным вопросам).

Виды структурных подразделений

Присваивая структурному подразделению наименование, в первую очередь, необходимо определиться с тем, какой вид подразделения создается. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения:

1) управления . Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией. Обычно они создаются в крупных компаниях, органах государственной власти и местного самоуправления и объединяют в своем составе более мелкие функциональные подразделения (например, департаменты, отделы);

2) отделения . На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации. Это обычно отраслевые или функциональные подразделения, так же как и управления, объединяющие в своем составе более мелкие функциональные подразделения.

На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях). Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов;

3) департаменты . Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Обычно, такие подразделения создаются в органах государственной власти и органах местного самоуправления; они объединяют в своем составе более мелкие структурные единицы (чаще всего - отделы). Департаменты также создаются в представительствах иностранных компаний и в компаниях, в которых управление организуется по западным моделям;

4) отделы . Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации;

5) службы . «Службой» чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом. Например, служба заместителя директора по персоналу, может объединять отдел кадров, отдел развития персонала, отдел организации и оплаты труда, другие структурные единицы, выполняющие функции, связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем директора по персоналу и создается для реализации единой кадровой политики в организации.

Служба также может быть создана как отдельное структурное подразделение, образованное по функциональному признаку и предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных подразделений организации в рамках реализации одного направления. Так, служба безопасности является структурным подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений организации. Служба охраны труда также чаще всего создается как самостоятельное структурное подразделение и для реализации вполне конкретной задачи - для координации деятельности по охране труда во всех структурных подразделениях организации;

6) бюро . Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро создается для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации. В основном «бюро» традиционно называют структурные единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau - письменный стол) и справочной работой.

Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например, цеха ) или единицы, обслуживающие производство (например, мастерские, лаборатории ).

Обоснование создания того или иного самостоятельного структурного подразделения, как правило, увязывается с традициями организации (признанными или неформальными), методами и целями управления. Косвенно на выбор вида подразделения влияет численность персонала. Так, например, в организациях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3 - 5 единиц (включая начальника). Если в штат структурного подразделения, отвечающего за обеспечение охраны труда, входит 6 единиц, то оно именуется отдел охраны труда.

Если обратиться к организационной структуре федеральных органов исполнительной власти, то можно обнаружить следующую зависимость: штатная численность управления составляет не менее 15 - 20 единиц, отдела в составе управления - не менее 5 единиц, самостоятельного отдела - не менее 10 единиц.

Правила и принципы структурирования коммерческой организации, нормативы штатной численности конкретного подразделения ее руководство определяет самостоятельно. Однако при этом следует учитывать тот факт, что дробление организационной структуры на самостоятельные подразделения, состоящих из 2 - 3 единиц, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к «размыванию» ответственности и утрате контроля за деятельностью всех структурных единиц.

Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся:

а) секторы . Секторы (от лат. seco - разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Временное структурирование имеет место, когда в составе отдела для решения конкретной задачи или выполнения конкретного проекта выделяются два или более специалиста, возглавляемые главным или ведущим специалистом; после выполнения поставленной задачи сектор расформировывается. Основными функциями постоянного сектора является реализация конкретного направления деятельности основного подразделения или решение определенного круга вопросов. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор методологии и налогообложения, сектор финансирования инвестиций и кредитования, сектор бюро ценных бумаг и анализа; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта;

б) участки . Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности - каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Обычно деление структурного подразделения на участки - условное и не закрепляется в штатном расписании (или в структуре организации);

в) группы . Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки - они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации. Обычно группа действует в отрыве от других специалистов структурного подразделения, в составе которого она создана.

Конкретное наименование подразделения обозначает основное направление деятельности выделенной структурной единицы. Существует несколько подходов к установлению наименований подразделений.

Прежде всего - это наименования, которые в своем составе содержат указание на вид подразделения и на основную его функциональную специализацию, например: «финансовый отдел», «экономическое управление», «рентгенодиагностическое отделение». Наименование может быть производным от наименований должностей главных специалистов, возглавляющих эти подразделения или курирующих деятельность этих подразделений, например, «служба главного инженера», «отдел главного технолога».

Наименование может и не содержать указания на вид подразделения. Например, «канцелярия, «бухгалтерия», «архив», «склад».

Производственным подразделениям наименования присваиваются чаще всего по виду выпускаемой продукции или по характеру производства. В этом случае к обозначению вида подразделения присоединяется наименование производимой продукции (например, «колбасный цех», «литейный цех») или основная производственная операция (например, «цех по сборке кузовов автомобилей», «цех ремонта и реставрации»).

В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании - например, «финансово-экономический отдел», «отдел маркетинга и сбыта», и т.д.

В законодательстве нет правил установления наименований структурных подразделений - как правило, организации присваивают их самостоятельно с учетом вышеизложенных правил. Ранее государственные предприятия руководствовались официально утверждаемыми штатными нормативами численности структурных подразделений, Единой номенклатурой должностей служащих (постановление Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443) и Номенклатурой должностей управленческого персонала предприятий, учреждений и организаций (постановление Госкомтруда СССР, Госкомстата СССР и Минфина СССР от 03.06.1988).

В настоящее время для определения наименования структурного подразделения целесообразно воспользоваться уже упоминавшимся Квалификационным справочником должностей руководителей, служащих и других специалистов, содержащим наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, др.). Кроме того, при решении этого вопроса также следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Состав реквизитов Положения

Основными реквизитами положения<*> о структурном подразделении как документа являются:

1) наименование организации;

2) наименование документа (в данном случае - Положение);

3) регистрационный номер;

4) заголовок к тексту (в данном случае он формулируется как ответ на вопрос, о каком структурном подразделении это Положение, например: «О финансовом отделе», «Об отделе кадров»);

5) гриф утверждения. Как правило, положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица;

6) текст;

7) отметки о согласовании (если Положение в соответствии с принятыми в организации правилами подлежит внешнему согласованию, то проставляется гриф согласования, если только внутреннему - то визы согласования). Обычно проект Положения проходит только внутреннее согласование. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит согласованию:

С вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

С заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

С руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

С начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях, желательно, чтобы проект Положения был согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. Если количество подразделений, с которыми должен быть согласован проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в виде отдельного листа согласований.

Такой реквизит, как дата издания может не проставляться, поскольку датой Положения фактически будет считаться дата его утверждения. Также может не указываться и номер, поскольку для каждого структурного подразделения разрабатывается свое Положение.

Текст Положения может быть структурирован на разделы и подразделы. Наиболее простой является структуризация на разделы:

1. «Общие положения».

2. «Цели и задачи».

3. «Функции».

4. «Права».

Более сложной является структура, в которой к вышеперечисленным разделам добавляются разделы:

«Структура и штатная численность»;

«Руководство (управление)»;

«Взаимодействие»;

«Ответственность».

Еще более сложной является структура, в которую включаются специальные разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Для того, чтобы показать, как проектируются положения о структурных подразделениях возьмем такое подразделение, как отдел кадров. Образец Положения по самой простой, но достаточной для технократической организации деятельности этого подразделения приводится в разделе «БУМАГИ» (стр. 91). Для разработки положений по этому образцу достаточно воспользоваться приводимыми ниже рекомендациями для первых четырех разделов. Что касается более сложных моделей положений о структурных подразделениях, то одна из них, подготовленная с учетом рекомендаций для всех разделов, будет опубликована в одном из следующих номеров журнала.

Раздел 1. «Общие положения»

В данном разделе Положения отражаются следующие вопросы:

1.1. Место подразделения в структуре организации

Если в организации существует такой документ, как «Структура организации», то место подразделения определяется на его основании. Если такого документа нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение - самостоятельную единицу или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.).

1.2. Порядок создания и ликвидации подразделения

Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

В этом же пункте определяется порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если в организации применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Крайне нежелательно использовать понятие «упразднение структурного подразделения», так как под упразднением понимается прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное. Однако, поскольку этот вопрос все же желательно урегулировать, то в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к иному подразделению).

1.3. Подчиненность структурного подразделения

В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и иные административные подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

1.4. Основополагающие документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности

Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров - Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии - Федеральный закон «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Конструкция этого пункта Положения может быть следующей:

«1.4. Отдел осуществляет свою деятельность на основе: _____________________________»

(наименование документов)

«1.4. В своей деятельности отдел руководствуется:

1.4.1. ______________________________________________________________________.

1.4.2. ______________________________________________________________________»

«1.4. При решении своих задач и выполнении своих функций отдел руководствуется:

1.4.1. ________________________________________________________________________.

1.4.2. _______________________________________________________________________»

1.5. Иное

В Положении о структурном подразделении могут приводиться иные сведения, определяющие статус подразделения. Так, например, здесь может быть указано место нахождения структурного подразделения.

В этом же разделе Положения может приводиться перечень основных терминов и их определений. Целесообразно это делать в положениях о структурных подразделениях, выполняющих специфические функции, и в штат которых входят специалисты, выполняющие обязанности, не связанные с основными задачами подразделения (например, в Положении об отделе по защите информации желательно дать пояснения, что понимается под «утечкой информации», «объектом информации», «противодействием» и т.д.).

Кроме того, в раздел «Общие положения» можно вынести и иные вопросы, которые будут рассмотрены далее в составе других разделов Положения о структурном подразделении.

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Начнем с того, что отметим две важных детали:
1. Написание положений актуально, если есть реальное деление организации на эти самые подразделения.
2. Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации.

Структурное подразделение организации - выделенная в установленном порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные задачи, функции и ответственность.

Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.

Практика управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:

• управления - отделы, службы;
• цеха - секторы, участки;
• отделы - отделения, секторы, участки.

Наиболее важной составной частью положений является разграничение зон ответственности и упорядочение взаимосвязей между подразделениями. Попробуйте свои существующие "прямоугольники" (структурные подразделения) соединить между собой линиями, указывающими на их связи. Получится картинка напоминающая паутину. А если Вы проанализируете круг вопросов, по которым идет взаимодействие, то я уверен, что обнаружите массу "пустых" (информация просто не нужна тому отделу, куда она поступает) и дублирующих друг друга связей. А ведь организационное построение и в частности разрабатываемые положения направлены именно на то, чтобы упорядочить эти информационные потоки, уменьшить время их прохождения от исполнителя до руководителя и обратно, и в конечном счете повысить качество и скорость принятия решений.

Разработка положения о структурном подразделении

Во-первых , определите задачи, для решения которых создается структурное подразделение. Задачи, ставящиеся перед ним, должны быть реальными, пусть даже и кажущимися невыполнимыми на данном этапе, но выполнимыми в принципе. В дальнейшем, в процессе комплектации этого подразделения сотрудниками, Вы будете оценивать людей на предмет их способности к решению поставленных задач, определять, есть ли необходимость привлечения специалистов со стороны или достаточно собственного кадрового ресурса, а также планировать обучение персонала.

Во-вторых , определите функции (действия), которые должно выполнять подразделение для решения поставленных задач.

В-третьих , сгруппируйте однотипные функции по отдельным направлениям, определите количество необходимого персонала, путем распределения функций среди виртуальных работников и расчетом норм времени на их выполнение (либо другим способом), проанализируйте возможность контроля руководителем подразделения за выполнением всех возложенных на подразделение функций и определите, нет ли необходимости создания внутри подразделения более мелких структурных единиц.

После завершения данной работы отдайте проект "Положения" на согласование в заинтересованные подразделения (они определены на предыдущем этапе работы). Соберите замечания и предложения. Проанализируйте их, если они существенные и конструктивные (будьте аккуратны, ведь вы отбираете у других руководителей часть полномочий, что может лишить их статуса незаменимости), то соберите, так называемую "согласительную комиссию", решите все разногласия по содержанию.

Передайте в юридический отдел на проверку соответствия действующему законодательству и после получения положительного ответа, утвердите документ у руководителя.

В отдельных организациях, чаще это присуще государственным и муниципальным органам или бюджетным учреждениям, порядок разработки и утверждения Положений закрепляется отдельным документом "Инструкция о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях".

Можно при разработке Положения пойти другим, более простым путем. И взять за основу "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", так как основные задачи и функции подразделения могут являться производными от должностных обязанностей соответствующих руководителей и специалистов, и наоборот. При этом задачи и функции структурного подразделения должны быть обязательно уточнены и дополнены применительно к вашей организации. К примеру, функции отдела маркетинга и рекламы будут определяться путем сложения должностных обязанностей начальников отдела маркетинга и рекламы, в соответствии с задачами, возлагающимися на данный отдел, и с учетом специфики структурного построения и деятельности данного предприятия.

Главное - неформальный подход к разработке Положения. Излишний бюрократизм, применение типовых, штампованных формулировок, приведет к тому, что единожды ознакомившись при приеме на работу с таким документом сотрудник к нему больше никогда не обратиться и соответственно не будет в дальнейшем опираться на него в работе.

Обязанность разработки Положений о структурных подразделениях обычно возлагается на отдел организации и оплаты труда, а при его отсутствии, на отдел кадров или юридический отдел.

В положении должны быть определены: порядок создания и правовое положение подразделения в ионизационной структуре предприятия; структура подразделения и его штатная численность; задачи, функции, права и ответственность, а также порядок взаимодействия подразделения с иными структурами организации.

Как следует из определения, Положение может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность.
3. Задачи.
4. Функции.
5. Права.
6. Взаимодействие.
7. Ответственность.

Приведенная структура документа является рекомендуемой. На практике разделов в Положении может быть как больше (могут добавляться: имущество и средства (бюджет), условия оплаты труда, организация работы, порядок утверждения и внесения изменений и т. д.), так и меньше.

В качестве примера приведем несколько образцов типовых положений:

Есть несколько оговорок:

• Положения о структурных подразделениях актуальны только тогда, когда они присутствуют в организации.
• Их наличие для организации не обязательно.

Структурные подразделения выделяют в установленном порядке как часть предприятия. Ни них возлагают самостоятельные функции, задачи и ответственность. Подразделения не обладают признаками юридического лица и не являются обособленными.

Критерий, по которому выделяют в отдельную структуру некоторую часть предприятия или работников, — наделение ее особыми задачами и функциями. За подразделением закрепляют особые полномочия, необходимые для решения поставленных задач.

Исходя из практики управления, эффективная организация работы и контроля возможна в том случае, если у одного руководителя в подчинении находится не больше 10 сотрудников. Таким образом, крупные подразделения желательно делить на более мелкие:

• Отделы – на участки, сектора и отделения.
• Цеха – на участки и сектора.
• Управление – на службы и отделы.

Самая важная часть положений – упорядочение взаимосвязей между отдельными подразделениями, а также разграничение зон ответственности. Анализ круга вопросов взаимодействия показывает дублирующих друг друга связей. То есть, не вся поступающая в определенный отдел информация ему нужна. Разработка положений направлена на упорядочение этих информационных потоков, уменьшение времени их прохождения между руководителем и исполнителем, на повышение качества и скорости принятия решений.

Разработка положения о структурном подразделении включает:

1. Определение задач, решением которым будет заниматься вновь созданное структурное подразделение. Они должны быть реальными, то есть в принципе выполнимыми. Процесс комплектации подразделения сотрудниками происходит исходя из их возможностей решения поставленных задач. После этого принимается решение привлечь специалистов со стороны или справиться с задачами усилиями собственных подобранных сотрудников. На данном этапе планируется обучение персонала.
2. Определение необходимых функций подразделения для решения поставленных задач.
3. Группировка однотипных функций по отдельным направлениям, определение количества необходимого персонала (функции распределяются среди виртуальных работников и рассчитываются нормы времени на их выполнение, либо используют другие методы), анализ возможности контроля руководителем структурного подразделения за выполнением функций. В ходе анализа определяется степень необходимости создания более мелких структурных единиц внутри подразделения.
4. Определение служебных взаимосвязей с другими подразделениями.

По окончанию данной работы, проект «Положения» отдают заинтересованным подразделениям (определяются на предыдущем этапе работы) на согласование. Далее анализируются собранные замечания и предложения. При необходимости собирается «согласительная комиссия», которая решает разногласия по содержанию.

После этого проект передают в юридический отдел, где проверяется его соответствие действующему законодательству. При положительном ответе, документ утверждается у руководителя.

В некоторых организациях (зачастую это государственные и муниципальные органы, бюджетные учреждения) разработка и утверждение Положений закреплено отдельным документом, а именно «Инструкцией о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях».

Можно использовать и другой метод. За основу берут «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Основные функции и задачи могут быть производными от обязанностей специалистов, руководителей, и наоборот. Но при этом функции и задачи в обязательном порядке уточняют и дополняют в соответствии с конкретной организацией.

К разработке Положений лучше всего применять неформальный подход. Типовые, штампованные формулировки приводят к тому, что сотрудники обращаются к таким документам только при приеме на работу в рамках ознакомления, то есть, в дальнейшем не опираются на него при работе.

Обязанности разработки Положений возлагаются на отдел организации и оплаты труда. Если же он отсутствует, то этим занимается юридический отдел или отдел кадров.

В положении определяется: правовое положение и порядок создания подразделения; его структура и штатная численность; права и ответственность, задачи, функции, порядок взаимодействия с другими структурами организации.

Таким образом, Положение может включать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Структуру и штатную численность.
3. Функции.
4. Задачи.
5. Права.
6. Ответственность.
7. Взаимодействие.

(Размер: 73,0 KiB | Скачиваний: 5 509)

(Размер: 74,5 KiB | Скачиваний: 2 255)

(Размер: 67,5 KiB | Скачиваний: 1 941)

(Размер: 71,5 KiB | Скачиваний: 2 700)

Каждый отдел решает свои задачи. Чтобы все подразделения компании работали слаженно, утвердите положение об отделе - удобный регламент, закрепляющий функции структурной единицы и порядок взаимодействия с другими службами.

Из статьи вы узнаете:

Положение об отделе - локальный организационно-распорядительный документ, нередко применяемый в крупных компаниях с самостоятельными структурными подразделениями. Разработка нормативного положения для каждого отдела позволяет регламентировать его повседневную деятельность, определить основные задачи, очертить внутреннюю структуру и распределить зоны ответственности. Такой документ можно составить для каждой службы или лаборатории, для отдельных цехов, участков и бюро.

В то же время предприятия малого бизнеса с простой организационной структурой и ограниченным количеством сотрудников обычно не нуждаются в нормативных актах такого рода. Если нет деления на самостоятельные структурные единицы (отделы, службы), то и положения, регламентирующие их правовой статус и устанавливающие порядок взаимодействия с другими подразделениями, не нужны. Подробнее о нормах трудового законодательства, разработанных специально для небольших организаций, читайте в статьях « . Какие правила для микропредприятий пригодятся остальным компаниям» и «Проверки: могут ли по жалобе сотрудника?».

Скачайте документы по теме

Положение об отделе: структура и содержание

Чтобы грамотно составить в 2018 году положение об отделе кадров, бухгалтерии или любом другом структурном подразделении предприятия, рекомендуем воспользоваться удобным шаблоном.

Типовое положение об отделе содержит следующие разделы:

1. общие положения;
2. структура;
3. основные задачи (миссии);
4. функции;
5. права и обязанности;
6. ответственность;
7. взаимоотношения с другими подразделениями.

В разделе «Общие положения» указывается полное наименование отдела и реквизиты документа, на основании которого он создан, а также прописывается порядок подчинения. Рядовые сотрудники подчиняются начальнику отдела, а тот, в свою очередь, подотчетен директору предприятия. Более подробно структура подразделения «раскладывается по полочкам» во втором разделе документа: выделяются категории персонала, определяется его численность.

Очень важен раздел «Задачи», задающий вектор деятельности отдела. Работодатель сам решает, насколько подробными должны быть формулировки. Обычно речь идет лишь о ключевых направлениях деятельности. Например, если рассматривать образец положения об отделе кадров (кадровой службе), в перечень задач стоит включить подбор и воспитание кадров, обеспечение работникам прав и гарантий в соответствии с актуальным трудовым законодательством и локальными нормами, ведение кадрового учета и т.д.

Приказ об утверждении положения об отделе

Последний этап - утверждение «Положения» руководителем организации (разумеется, при отсутствии возражений по предложенному проекту). Если содержание или оформление документа не устраивает руководство компании, он отправляется на доработку.

Утвердить локальный нормативный акт можно двумя способами: издать отдельный приказ или проставить гриф «Утверждаю» на самом документе. Работодатель, выбравший первый способ, составляет приказ об утверждении положения об отделе в свободной форме. В качестве шаблона можно использовать образец приказа об утверждении правил внутреннего трудового распорядка или любого другого нормативного акта:

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Изменения и поправки в локальные нормативные акты вносятся по мере необходимости. Если в дальнейшем возникнет потребность в пересмотре положения, воспользуйтесь рекомендациями экспертов (см. статьи «Как разработать и утвердить в организации», «За сколько времени нужно уведомить о и другие кадровые вопросы»).