Процесс управления — это воздействие на объект с целью изменения его состояния или формы.

Система управления делится на две подсистемы: управляемую и управляющую.
Управляющая подсистема выполняет функции управления производством. Она включает в себя аппарат управления со всеми работниками и техническими средствами. Управляемая подсистема осуществляет различные функции управления. В нее входят цеха, участки, бригады.

По функциональному признаку система управления подразделяется на подсистемы:

• техническую (машины и оборудование);
• технологическую (ряд процессов, стадий производства);
• организационную;
• социальную (единство социальных отношений);
• экономическую.

Система управления включает:

1. структурно-функциональную подсистему (реализует принцип единства структурных и функциональных элементов системы);
2. информационно-поведенческую подсистему (обеспечение действий необходимой информацией);
3. подсистему саморазвития (принцип самостоятельности, независимости развития отдельных элементов).

Субъект управления

Назначение субъекта управления — обеспечить свойство управляемости системы в целом.

Управляемость — способность системы воспринимать управляющее воздействие и реагировать на него соответствующим образом.

Субъекты управления — центры активности, центры ответственности.

Субъект управления — это руководитель, коллегиальный орган или комитет, осуществляющий управленческое воздействие. Руководителем может быть как формальный, так и неформальный лидер коллектива. В свою очередь, субъект управления может быть и объектом у правления (для вышестоящих руководителей).

Главная цель функционирования субъекта управления — выработать управленческое решение, которое обеспечивает эффективность функционирования системы в целом.

Цели субъекта управления рассматриваются на 2 уровнях:

1. на интегративном уровне — субъект управления функционирует для того, чтобы привести систему к поставленным перед ней целям, поэтому степень достижения целей системы в целом является критерием эффективности функционирования субъекта управления;
2. на локальном уровне (на уровне самой системы).

Требования к субъекту управления:

1. субъект управления должен реализовывать закон необходимого разнообразия (количественная сторона);
2. система управления должна иметь все те свойства и характеристики, которые присущи кибернетической системе (данные требования характеризуют качественную сторону):
   • единство;
   • целостность;
   • организованность;
   • эмерджентность.
3. субъект управления должен быть принципиально активным, который знает цели, знает пути их достижения и постоянно генерирует функции. Принципиально активная система состоит из активных элементов;
4. система управления должна быть всегда центром ответственности;
5. субъект управления должен быть законопослушным;
6. субъект управления должен быть более высокого социально-культурного уровня по отношению к внешней среде, чтобы быть способным адекватно реагировать на воздействие внешней среды и влиять на развитие этого уровня;
7. субъект управления должен иметь более высокий по отношению к объекту творческий и интеллектуальный потенциал.

В составе субъекта управления при рассмотрении аспекта элементов необходимо выделить следующие подсистемы:

1. система целей управления;
2. функциональная модель системы управления;
3. структурная модель;
4. информационная модель;
5. модель коммуникаций (системы отношений);
6. модель эффективности;
7. механизм управления;
8. операционная (технологическая) модель.

Объект управления

Объектом управления является социально-экономическая система и процессы, которые в ней протекают.

Объект управления — это отдельная личность или группа, которая может быть объединена в какое-либо структурное подразделение и на которую оказывается управленческое воздействие. В настоящее время всё больше распространяется идея партиципативного менеджмента, т.е. такого управления делами организации, когда в разработке и принятии наиболее важных решений участвуют все члены организации, в том числе и рядовые. В этом случае объекты управления становятся его субъектами.

Процесс управления в организации

Процесс управления — это определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путём преобразования ресурсов на входе в продукцию или услуги на выходе системы.

Процесс управления — это совокупность действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Все процессы управления делятся на две группы:

1. постоянные процессы — представляют собой функциональные области человеческой деятельности по достижению текущих целей;
2. периодические процессы — это активная форма управления, вызванная непредвиденными ситуациями и требующая выработки оперативных управленческих решений.

Основные этапы процесса управления изображены на рисунке.

Создание и этапы процесса управления определяют его элементы:

Цель — каждый процесс управления осуществляется для достижения конкретного результата, цели. Цели в процессе управления должны иметь операционный характер и трансформироваться в конкретные задачи. Они являются ориентиром для конкретизации использования необходимых ресурсов.

Ситуация — представляет собой состояние управляемой подсистемы.

Проблема — это несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному.

Решение — представляет собой выбор наиболее эффективного воздействия на существующую ситуацию, выбор средств, методов, разработка конкретных управленческих процедур, осуществление процесса управления.

Стадии процесса управления:

1. постановка конкретной цели;
2. информационное обеспечение;
3. аналитическая деятельность — это совокупность операций, связанная с оценкой состояния управляемого объекта, поиском путей улучшения существующей ситуации;
4. выбор вариантов действий;
5. реализация решений;
6. обратная связь — осуществляет сравнение полученного результата от реализации решения с целью, ради достижения которой осуществлялся процесс управления.

Механизм менеджмента

Управление в организации осуществляется с помощью механизмов управления. Экономический механизм решает конкретные проблемы взаимодействия в реализации социально-экономических, технологических, социально-психологических задач, возникающих в процессе хозяйственной деятельности.

Механизм управления — это подсистема системы управления, назначение которой обеспечить свойство управляемости системы в целом.

Составляющие:

• методология (закономерности, принципы, политика, правила);
• органы, принимающие решения;
• исполнительные органы;
• выбранная точка воздействия;
• метод воздействия;
• защитные механизмы, которые встраиваются в любую систему (саморегуляторы);
• инструменты воздействия;
• обратные связи;
• центры ответственности и центры контроля;
• формы проявления влияния.

Экономический механизм менеджмента состоит из трёх уровней:

1. внутрифирменное управление;
2. управление производством;
3. управление персоналом.

Внутрифирменное управление :

• маркетинг;
• планирование;
• организация;
• контроль и учёт.

Принципы внутрифирменного управления:

• централизация в управлении;
• децентрализация в управлении;
• сочетание централизации и децентрализации;
• ориентация на долгосрочные цели развития;
• демократизация управления (участие работников в высшем звене управления).

Управление производством :

• проведение НИОКР;
• обеспечение развития производства;
• обеспечение сбыта;
• выбор оптимальной организационной структуры управления.

Управление персоналом :

• принципы подбора и расстановки персонала;
• условия найма и увольнения;
• обучение и повышение квалификации;
• оценка персонала и его деятельность;
• формы оплаты труда;
• взаимоотношения в коллективе;
• вовлечение работников в управление на низовом уровне;
• система мотивации труда работников;
• организационная культура фирмы.

Методы воздействия в менеджменте

Менеджмент рассматривает методы управления как совокупность различных способов и приёмов, используемых администрацией фирм для активизации инициативы и творчества людей в процессе трудовой деятельности и удовлетворения их естественных потребностей.

Главная цель методов менеджмента — обеспечение гармонии, органического сочетания индивидуальных, коллективных и социальных интересов. Особенностью методов как инструментов практического управления является их взаимосвязь и взаимообусловленность.

Методы менеджмента могут быть:

1. экономические;
2. организационно-распорядительные;
3. социально-психологические.

Экономические методы воздействуют на имущественные интересы фирм и их персонала. В их основе лежат экономические законы общества, рынка и принципы вознаграждения за результаты труда.

Организационно-распорядительные методы базируются на объективных законах организации совместной деятельности и управления ею, естественных потребностях людей в определенном порядке взаимодействовать между собой.

Организационно-распорядительные методы делятся на три группы:

• организационно-стабилизирующие — устанавливают долговременные связи в системах управления между людьми и их группами (структура, штаты, положения об исполнителях, регламенты деятельности, концепции управления фирм);
• распорядительные — обеспечивают оперативное управление совместной деятельностью людей и фирм;
• дисциплинарные — предназначены для поддержания стабильности организационных связей и отношений, а также ответственности за определенную работу.

Социально-психологические методы представляют собой способы воздействия на социальные и психологические интересы фирм и их персонала (роль и статус личности, группы людей, фирм, психологический климат, этика поведения и общения и т.д.). Они состоят из социальных и психологических и должны соответствовать морально-этическим и социальным нормам общества.

Функции управления

Функция управления — это вид трудовой деятельности человека, направленный на уравновешивание состояния организации с внешней средой, вступая при этом в систему управленческих отношений.

По этим признакам можно выделить две основные группы функций управления:

1. общие функции управления — это функции, которые определяют вид управленческой деятельности независимо от места её проявления;
2. конкретные функции — это функции, которые определяют направленность труда человека на конкретный объект. Они зависят от организации, направлений её деятельности. Конкретные функции управления возникают в результате горизонтального разделения труда.

К общим функциям управления относятся:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации для достижения общих её целей.

Назначение планирования как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий (подразделений), входящих в фирму. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку ресурсов, перспектив развития хозяйственной конъюнктуры.

Организовать — значит создать некую структуру. Существует множество элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели.

Поскольку в организации работу выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права для использования ресурсов организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей.

Координация как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития различных сторон (технических, финансовых, производственных и других) объекта управления при оптимальных для данных условий трудовых, денежных и материальных затрат.

По способу осуществления координация может иметь вертикальный или горизонтальный характер.

Координация по вертикали приобретает значение субординации — подчинение функций одних компонентов другим, а в менеджменте — служебное подчинение младших старшим, что основывается на нормах служебной дисциплины. Задача вертикальной координации — организация эффективной связи и сбалансирование структурных подразделений и их работников различных иерархических уровней.

Горизонтальная координация состоит в обеспечении сотрудничества руководителей, специалистов и других работников подразделений, между которыми нет отношений подчинения. В результате достигается согласованное единство взглядов на общие задачи.

Мотивация — процесс побуждения себя и других к действию для достижения общей цели. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого значения, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Поэтому задача данной функции заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и согласно плану.

Контроль — это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигала своих целей. Обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководителем. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесён серьёзный ущерб, достижение целей будет поставлено под угрозу.

Система управления организации» - одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Система - это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления:

• - механизм такого воздействия;
• - совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении.

При этом любая система управления должна иметь четыре основных

элемента:

• 1. Выход основной системы.
• 2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.
• 3. Канал обратной связи.
• 4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

Очевидно, что именно система управления организации имеет возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её само регулируемой.

Структура системы управления

В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

• 1. структура управления;
• 2. техника управления.
• 3. функции управления.
• 4. методология управления

При этом, систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

• - функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, профессионализм персонала;
• - компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота.

Структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы.

Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности.

Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность - это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление - это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший интерес представляет структура управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет и технику управления, и процесс, и методы, и функции.

Среди этапов понимания сущности управления и построения управленческих структур следует выделить пять этапов:

• 1. Организация представляется, как сумма трудовых операций. Управлять организацией - значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.
• 2. Организация - это административная пирамида, как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.
• 3. Организация - бюрократия, где человек - это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».
• 4. Элтон Мэйо в 30-х 40-х годах двадцатого столетия предложил рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять. В его понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он подчёркивал право на индивидуальность каждого, возможность иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне организации. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.
• 5. Всё большую роль, как указывалось выше, в организации начинает играть технологическая основа. Организация - это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы людей с определённой техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних - производственная система. Отсюда - организация характеризуется, как сложная, разнородная вероятностная система.

Введение

1. Основные понятия процесса управления

2. Методы управления организацией

3. Научные подходы к управлению организациями

Заключение

Список литературы

Организация - сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Тема "Управление организацией" является актуальной , так как понимание сущности организации и закономерностей ее развития, способствует эффективному управлению организацией, а также позволяет использовать потенциал и осваивать современные технологии деятельности организации.

Трудно переоценить значение научного обоснования всех сторон функционирования организаций в условиях современной России, когда происходит радикальная смена социально-экономических отношений. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская активность, развитие различных форм собственности, изменение функций и методов государственного регулирования и управления. Организационная деятельность испытывает влияние революционных изменений в технологической базе производства. Переход к эффективным формам организации и управления, построенным на научных принципах, стал главным условием успеха экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стала, в сущности, конкуренцией организаций, используемых форм, методов и мастерства управления. Традиции централизованной типизации всех структурных построений, жесткой формализации внутренних и внешних отношений соподчиненности, несвободы всех нижестоящих звеньев, массовое распространение и многолетнее использование организационных схем, пригодных лишь для определенных условий или чрезвычайных обстоятельств, породили стереотип консервативного мышления и организационной скованности.

Цель : раскрыть особенности управления организацией.

Задачи:

1. Раскрыть основные понятия процесса управления

2. Изучить методы, применяемые в управлении организацией

3. Рассмотреть научные подходы к управлению организацией

Сущность процесса управления. Выполнение функций управления всегда требует определенных затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия "процесс управления". Чаще всего под ним понимается определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на "входе" в продукцию или услуги на "выходе" системы.

В этом определении подчеркивается целенаправленный характер процесса, осуществляемого аппаратом управления организации, а также его связь с функциями, целями и необходимыми для их реализации ресурсами. Наряду с этим в литературе широко используется и другое определение процесса управления, в котором в качестве его ключевого момента рассматриваются не функции, а управленческое решение, на разработку, принятие и выполнение которого направляются усилия и организационная деятельность профессиональных управляющих. Процесс управления представляется как совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений. Схематически этот подход отражен на рис. 1 (см. Приложение 1), где производственный процесс представлен в виде "черного ящика" с "входами" и "выходами", а управленческий процесс рассматривается в составе трех блоков: М - моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации; Р - разработка и принятие управленческих решений; В - организация выполнения принятых решений. Последний блок по информационным каналам связан с "входом" производственного процесса и таким образом обеспечивает изменения, запланированные системой управления.

Между этими двумя подходами к определению сущности процесса управления нет противоречий, они дополняют друг друга, образуя непрерывность циклически повторяющихся процессов принятия решений, связанных с выполнением управленческих функций. В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений, осуществляя планирование, организуя работу, мотивируя людей, занятых в организации, контролируя и координируя все происходящие в ней процессы.

Начальный импульс процессу принятия решений задает информация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и принятия соответствующего решения, которое в виде той или иной информации (команды, приказа, распоряжения, плана и т.д.) подается на "вход" управляемого объекта. Процесс принятия управленческих решений носит циклический характер, начинается с обнаружения несоответствия параметров плановым заданиям или нормативам и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны* это несоответствие ликвидировать. В центре этой циклически осуществляемой деятельности находятся три элемента процесса: проблема или неиспользованная возможность, решение и люди, участвующие в процессе на всех его этапах .

Проблема и возможность. Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и о переключении на другой вид продукции, это может радикально изменить целевые установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.

Когда мы говорим о возможностях, выявленных в результате анализа сложившейся или прогнозируемой ситуации, то имеем в виду появление шансов, на базе использования которых можно достичь лучших результатов по сравнению с текущими или запланированными. Этими шансами-возможностями никогда не следует пренебрегать, а их обнаружение должно всячески поощряться в организации. С точки зрения процесса принятия решений между проблемой и возможностью нет принципиальной разницы, так как теоретически любая неиспользованная организацией возможность положительных для себя изменений может рассматриваться как проблема, которую надо обязательно решать. В то же время нельзя не учитывать различие между ними. Прежде всего оно состоит в том, что проблема чаще всего отражает отклонение от четко поставленной цели, тогда как возможность ориентирована на будущее и нередко предполагает так называемый "открытый результат". В дальнейшем тексте мы будем использовать понятие проблемы в ее расширенном содержании с учетом специфики проблем и возможностей.

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы или возможности, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы или возможности с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее частей) и ситуационные факторы, приведшие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде организации и начать поиск решения .

Решение. Управленческое решение - это концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии. Оно выступает как своеобразная формула управленческого воздействия на управляемый объект и таким образом предопределяет действия, необходимые для проведения изменений в его состоянии.

Решения должны отвечать определенным требованиям. Главные среди них - это обоснованность, четкость формулировок, реальная осуществимость, своевременность, экономичность (определяемая по размерам затрат), эффективность (как степень достижения поставленных целей в сопоставлении с затратами ресурсов). Как правило, решения должны приниматься там, где возникает проблемная ситуация; для этого менеджеров соответствующего уровня необходимо наделить полномочиями и возложить на них ответственность за состояние дел на управляемом объекте. Очень важным условием положительного воздействия решения на работу организации является его согласованность с ранее принятыми решениями как по вертикали, так и по горизонтали управления (если, конечно, очередное решение не направлено на кардинальное изменение всей политики развития).

В организациях принимается большое количество самых разнообразных решений, различающихся между собой по содержанию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам воздействия, уровню принятия, информационной обеспеченности и т.д. Их классификация позволяет выделить классы или виды решений, требующих различного подхода к организации процесса управления и методам принятия решений, а также неодинаковых по затратам времени и других ресурсов (табл. 1, см. Приложение 1).

Специфика управленческой деятельности заключается в воздействии , и основная задача руководителя - воздействуя на подчиненных, обеспечивать выполнение ими необходимых действий. То есть в процессе управления человек (или группа людей) целенаправленно воздействует на кого-то для достижения желаемого результата. Иными словами, можно выделить субъект и объект управления.

Субъект управления - определенное звено системы управления, источник управленческого воздействия.

Субъекты управления - люди, наделенные полномочиями, правами и ответственностью за выполнение своих должностных обязанностей; составляют в совокупности аппарат управления.

Объект управления - часть социально-экономической системы, на которую направлено воздействие.

Объектами управления на предприятии могут быть отдельные работники, группы работников, некоторые процессы. Например, руководитель может управлять исполнителями, отделами, службами и другими подразделениями предприятия, управлять технологическим процессом, финансовыми потоками, потоками информации ит.д.

Субъект и объект управления соотносятся как часть и целое (рис. 1.2).

Рис. 1.2.

В реальной жизни управление предприятиями протекает во времени и в пространстве. В связи с этим выделяют следующие необходимые элементы осуществления управленческой деятельности:

• 1) среда, в которой осуществляются действия руководителя;
• 2) сами действия по управлению предприятием;
• 3) средства воздействия, которые использует руководитель.

Рассмотрим каждый из этих элементов.

Понятие «среда» означает окружение, совокупность условий, в которых протекает деятельность. Для руководителя, выполняющего свою работу по управлению предприятием, средой воздействия является система управления.

Л Система управления - целостная совокупность элементов и связей

\_/ между ними, необходимых для осуществления воздействия.

В системе управления элементами выступают все работники, участвующие в процессах управления. Они могут быть организованы в различные службы и подразделения. В то же время система управления включает не вообще все связи, существующие в организации, а только связи, отражающие отношения, возникающие в ходе управления, например, отношения подчиненности, восприятия решений или согласования в ходе выполнения функций управления или в ходе принятия решений.

Представленная на рис. 1.3 система управления предприятием - абстрактная модель, которая в самом общем виде отображает, как осуществляется взаимодействие объекта и субъекта управления.

Действия, осуществляемые руководителем для оказания воздействия на подчиненных ему работников, отражают динамику управленческой деятельности и составляют процесс управления.

Рис. 1.3.

Д Процесс управления - последовательность действий, из которых фор-

\_/ мируется воздействие.

Управленческие действия руководителя могут состоять, например, в принятии решений, издании приказов и выдаче распоряжений, определении задач исполнителей, обеспечении их необходимыми ресурсами.

Процесс управления - комплекс текущих решений и различных видов деятельности, которыми занимаются менеджеры. При этом нельзя выделить какой-либо отдельно взятый «отрезок», имеющий четко выраженное начало и конец, и единственно верную последовательность операций, выполняемых руководителем, поскольку существует множество их комбинаций и вариантов. Но даже при множестве вариантов можно сформулировать общую закономерность, заключающуюся в том, что сначала менеджер ставит цель, потом оценивает текущую ситуацию относительно этой цели, определяет, какие проблемы существуют на пути ее достижения, и решает, каким образом они должны быть устранены (рис. 1.4).

Рис. 1А Этапы процесса управления

Чтобы воздействие руководителя не «повисло в воздухе», а привело к желаемой цели, необходимо нечто, что свяжет воедино и приведет в действие замысел руководителя и действия исполнителей. Это «нечто» есть механизм управления.

Механизм управления - совокупность средств и методов воздействия

*и руководителя на деятельность людей в процессе их работы.

Понятия «система» и «процесс управления» более очевидные, чем «механизм управления». Их можно наблюдать в практической деятельности по управлению предприятием. Так, система управления находит свое выражение в структуре управления, в иерархическом построении и соподчиненности звеньев аппарата управления. Процесс управления как последовательность действий руководителя также нетрудно себе представить. Иное дело - механизм управления. Его предназначение и необходимость не столь очевидны. Однако, если рассмотреть ситуацию глубже, становится понятно, что без определенного «передаточного устройства» между субъектом и объектом управления управляющее воздействие может не достичь цели. В результате желаемые действия исполнителями осуществляться не будут. Например, руководитель издает приказ. Чтобы он был исполнен, необходимо предусмотреть: кто и что будет делать; в какие сроки, как будет контролироваться исполнение; кто будет отвечать за неисполнение приказа. Заранее определяя такие условия, руководитель формирует механизм исполнения приказа.

В случае невыполнения приказа чаще всего следует административное наказание. В других случаях возможны иные методы воздействия на работников, например побуждение к творческой работе путем постановки интересной и сложной задачи. В этом случае у работника появляется азарт исследователя, «включается» профессиональная заинтересованность. Или, например, за выполнение срочной работы человеку предлагается денежное вознаграждение в виде премии. Здесь связующее звено - материальное стимулирование.

Способы вовлечения работников могут быть разными. Но во всех случаях активизируют деятельность подчиненных, т.е. запускается механизм управления.

Таким образом, средства и методы воздействия - механизм управления, т.е. то, что приводит в действие идеи и замыслы руководителя.

Одним из самых эффективных способов найти резервы повышения эффективности бизнеса в целом, повышения контролируемости и управляемости компании является проведение аудита систем управления .

При аудите систем управления производится комплексная диагностика качества управления компанией. Диагностика включает в себя оценку текущей стратегии компании, структуры управления - административного подчинения и функционального взаимодействия, информационных и документарных потоков. В процессе проведения диагностики осуществляется анализ отдельных подсистем выполнения ключевых функций управления - стратегического и оперативного планирования, контроля и учета за реализацией планов, распределения финансов и учета движения денежных средств, реализации закупок и продаж, осуществления кадровой политики и т.д. Также оценивается адекватность и надежность учетных автоматизированных систем. По результатам проведения аудита систем управления готовится отчет. Отчет содержит необходимые результаты, в частности, информацию об исследованных вопросах, комментарии, выводы и рекомендации по совершенствованию аудита систем управления.

Цель аудита систем управления – выявить резервы и пути повышения эффективности системы управления компанией.

Цель работы определила следующие задачи аудита систем управления :

выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат;

выявить резервы повышения рентабельности компании;

выявить резервы повышения производительности труда и оборудования;

выявить «узкие места», тормозящие развитие компании;

выявить причинно-следственные связи, порождающие проблемы предприятия;

разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения с целью обеспечения реализации как краткосрочных, так и долгосрочных планов.

Таким образом, в системе управления возникла необходимость в создании аудита, чтобы предотвратить информационный риск, обеспечить своевременное поступление достоверной информации и повысить ответственность руководителей компаний разного ранга.

1. Понятие системы управления на предприятии

В науке управления к началу 90-х г.г. сложился определенный понятийный аппарат, позволяющий описать систему управления предприятием. Тем не менее, в отношении понятий «система управления», «организационная система управления» нет единого мнения.

Определения этих понятий можно классифицировать следующим образом.

Система управления предприятием – это совокупность технических и организационных методов и мер предназначенных для решения задач управления различными аспектами деятельности предприятия.

Структура управления - систематизированный набор средств сбора сведений о подконтрольном объекте и средств воздействия на его поведение с целью достижения определённых целей.

Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей. Системы управления с участием людей как объектов управления зачастую называют системами менеджмента.

Техническая структура управления - устройство или набор устройств для манипулирования поведением других устройств или систем.

Структуры управления разделяют на два больших класса:

автоматизированные структуры управления (АСУ) - с участием человека в контуре управления;

структура автоматического управления (САУ) - без участия человека в контуре управления.

Таблица 1

Определения понятия «система управления» разных авторов

Понятие	Определение понятия
Система управления	«конструкция» организационной системы, характеризующая состав, взаимосвязь звеньев управления и исполнения (объекта и субъекта управления);
	строение управляющей системы, способ ее внутренней организации, связи элементов субъекта управления между собой (порядок расположения, соподчиненность отдельных звеньев управленческого аппарата - отделов, групп, бюро), позволяющие выполнять необходимые функции управления;
	элементы системы, их связи, ее целостные свойства, если они, так или иначе, обеспечивают устойчивое существование системы;
	состав элементов, их права, ответственность и взаимосвязи по реализации задач управления объектом;
	взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий, ответственности, а также функциональной и технологической связей, возникающих в процессах управления.

1. Процесс проведения и этапы аудита систем управления

В ходе проведения аудита, деятельность аудируемого объекта, проверяется наличие и оценивается эффективность функционирования системы управления.

В зависимости от целей и задач аудит может проводиться комплексно и охватывать все стороны системы управления или носить выборочный характер, направленный на оценку одного либо нескольких элементов данной системы.

Таблица 2

Этапы проведения аудита систем управления

Этапы аудита систем управления	Процесс проведения аудита
Первый этап	Инициатором проведения аудитов I и II уровней могут являться высшее руководство общества либо служба промышленной безопасности и охраны труда общества. Инициаторами аудитов III уровня являются службы промышленной безопасности и охраны труда филиалов, руководство филиалов. Периодичность проведения аудитов любого уровня зависит от: эффективности функционирования системы управления; результатов предыдущих аудитов; значимости аудируемого подразделения в рамках системы управлении и т.д. Аудиты любого уровня проводятся с периодичностью не реже одного раза в год. Периодичность проведения аудитов определяется представителем руководства общества.
Второй этап	Задача при формировании аудиторской группы - создание такого состава группы, который обеспечит проведение аудита, достоверность его результатов и объективность выводов.
	Численность аудиторской группы определяется планом проведения аудита. В состав аудиторской группы должны входить аудиторы – специалисты общества, прошедшие специальный курс внутреннего аудита систем управления и имеющие соответствующие сертификаты. Инициатор аудита назначает руководителя группы, отвечающего за формирование группы внутреннего аудита и обеспечение проведения и завершения аудита в соответствии с объемом и планом аудита. Если руководитель объекта аудита не согласен с выявленным несоответствием, то ему необходимо подписать лист с особым мнением в произвольной форме, в котором должно быть подробно описана причина его несогласия. Данный лист вместе с отчетом о несоответствии направляется руководителю более высокого уровня. Отчет о проведении аудита готовится под руководством у руководителя группы, который отвечает за его точность и полноту. При составлении отчета стороны должны достигнуть соглашения по всем вопросам и внести необходимые коррективы. На составленном отчете у руководителя группы ставит подпись и дату.
Третий этап	Порядок проведения аудита является единым для всех объектов и состоит из следующих этапов: проведение первого заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта; сбор аудиторских данных; анализ данных и получение результатов аудита; проведение заключительного заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта. На этапе сбора аудиторских данных необходимо собрать данные об аудируемом объекте, чтобы определить их соответствие принятым критериям аудита. Документирование в процессе аудита проводится с использованием рабочих документов аудитора: вопросников, рабочих программ и др. Следует фиксировать все случаи несоответствия установленным критериям аудита. Заявления, которые не могут быть проверены, должны быть подтверждены дополнительной информацией, либо быть идентифицированы как не подтвержденные.
Четвертый этап	Подготовка окончательного варианта отчета о проведении аудита осуществляется под руководством у руководителя группы, который несет ответственность за его достоверность и полноту. На отчете о проведении аудита ставится дата и подпись руководителя группы и делается запись (с датой и подписью) об ознакомлении: при проведении аудита I уровня – представителя руководства по вопросам промышленной безопасности и охраны труда общества; при проведении аудита II уровня – руководителя филиала общества; при проведении аудита III уровня – руководителя структурной единицы филиала общества. По результатам аудита систем управления формируются выводы и предложения.