Многие директора не могут представить повседневную деятельность компании без секретаря-делопроизводителя. Этот работник выполняет многочисленные функции и решает возникающие задачи. Также оно взаимодействует с представителями других отделов предприятия в процессе своей деятельности. Права, обязанности, ответственность – это то, что прописывается в должностной инструкции этого специалиста.
Однако начинается любая должностная инструкция с общих положений. В общих положениях указывается следующая информация:
- секретарь-делопроизводитель относится к группе технических исполнителей;
- процедура назначения осуществляется посредством издания приказа от имени гендиректора (то же касается процесса, когда этот специалист освобождается от должности);
- находится в подчинении непосредственно у гендира (иногда у зав канцелярии или начальника обеспечения документацией);
- для назначения необходимо иметь высшее образование и иметь знания не только по специальности, но еще и по программному обеспечению, с которым ведется ежедневная работа.
Также в общих положениях должностной инструкции устанавливается, что в процесс деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется должностной инструкцией, локальными НПА, уставом и приказами руководства.
Основные функции секретаря-делопроизводителя
Каждому предприятию нужен хорошо организованный документооборот. Поэтому на большинстве предприятий есть такой служащий, как секретарь-делопроизводитель. Список основных функций можно привести следующим образом:
- обеспечение учета документов;
- регистрация поручений руководства и контроль за их исполнением;
- информационное и справочное обслуживание по вопросам документации.
Таким образом, этот человек занимается делопроизводством и ведет основные канцелярские дела. Все, что связано с документацией, находится в полномочиях данного специалиста. Нередко такую должность еще называют секретарем-референтом.
Секретарь-делопроизводитель - должностные обязанности
Основные обязанности секретаря-делопроизводителя – это прием корреспонденции и ее перенаправление в конкретные подразделения. Создание баз данных, оформление регистрационных карточек, учет и отправка документации – все это тоже причисляется к обязанностям этого специалиста.
Данный работник заботится о возможности быстро найти документ по требованию начальника или представителей любых других подразделений. Сдача в архив документальных материалов и обеспечение их сохранности тоже ложится на плечи этого специалиста.
Также традиционно секретарям в должностную инструкцию вписывают такие обязанности: регулярное повышение квалификации и прохождение медосмотра в соответствии с графиком.
Права
Каждый секретарь-делопроизводитель имеет право на то, чтобы знакомиться с проектами своего начальства и руководителей других подразделений, с которыми он взаимодействует. Это касается, прежде всего, тех приказов, которые относятся к его деятельности.
Также в должностных инструкциях есть упоминание права на внесение предложение по улучшению работы. Запрос на помощь от руководителей других подразделений в виде информации или документов – это еще одно право, указанное в должностной инструкции.
Секретари-делопроизводители могут предъявлять требования по всяческому содействию для исполнения их же обязанностей (например, по привлечению других сотрудников). Не стоит забывать и о праве на различные социальные гарантии и льготы, если человек может на них претендовать согласно законодательству. В должностную инструкцию включается и право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а также на защиту его профессионального достоинства.
Ответственность
На предприятиях секретарь-делопроизводитель несет ответственность за свои действия. Если он будет исполнять обязанности некачественно или не будет их исполнять в принципе, то мера ответственности будет установлена в соответствии с ТК РФ. Ответственность предусмотрена и при несоблюдении приказов, и при разглашении конфиденциальной информации, и при нарушении правил по технике безопасности.
С кем секретарь-делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности?
В процесс деятельности этот специалист взаимодействует с целым рядом подразделений, которые функционируют на предприятии. Точный перечень зависит от конкретной организации. Например, в учебных учреждениях делопроизводитель взаимодействуют с обслуживающим, административным и педагогическим персоналом. Наиболее тесное сотрудничество он ведет с руководителями подразделений.
Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.
Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором , но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.
Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:
- иметь среднее профессиональное или высшее образование;
- в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
- отлично обращаться с любыми видами оргтехники.
В чем заключается работа секретаря?
Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:
«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!
Почему так?
Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.
Этот объем работы включает в себя такую деятельность:
- обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
- формирование рабочего графика руководства;
- обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
- организация совещаний и приема посетителей;
- составление и оформление документов;
- ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
- обработка и учет исходящих и входящих документов;
- контроль над исполнением документов;
- архивация документации;
- ведение реестров документооборота.
Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.
Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.
Составление инструкции секретаря-делопроизводителя должно основываться на Квалификационном справочнике должностей, который был утвержден постановлением №37 Министерства труда от 21 августа 1998 года.
Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:
- Основные положения.
В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:
- Права секретаря-делопроизводителя.
В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.
В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:
- определение сферы вопросов , при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
- согласование на подписание документов определенной значимости;
- степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
- описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.
- Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.
В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.
На каждом предприятии или организации перечень основных видов работ секретаря-делопроизводителя прописывается, исключительно, исходя из производственных потребностей.
В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:
- требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
- четкое оформление и составление документов;
- правильное обеспечение архивации документов;
- работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.
- Ответственность секретаря-делопроизводителя.
Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.
Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.
В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.
- Приложения.
Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.
Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:
- справочный материал , необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
- образцы подписей руководства, печатей и штампов;
- формы журналов документооборота;
- примеры оформления документов и прочее.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.
Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример
- Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
- Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
- На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.
Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.
- Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.
Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.
- В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
- Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.
- Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.
Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:
- Организация делопроизводства.
- Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.
- Должностные обязанности.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:
- Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
- Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
- Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
- Работает с входящими документами , т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
- Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
- Ведет книгу приказов по школе.
- Ведет реестр учета трудовых книжек.
- Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
- Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.
- Права.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:
- Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
- Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
- Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
- Визировать все документы , которые связаны с управленческой деятельностью школы.
- Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
- Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
- Постоянно повышать уровень своего самообразования.
- Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.
- За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
- За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
- За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения , работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.
Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.
Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.
План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.
В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – документ организационно-распорядительного характера. Он регулирует работу сотрудника и устанавливает его обязанности и права.
Законодательством предусмотрены нормативные акты, содержащие указания по составлению инструкций, часть из которых являются обязательными.
Требования к должности
В Едином квалификационном справочнике не указан секретарь-делопроизводитель, поэтому при создании инструкции рекомендуется использовать описания схожих по профилю профессий (администратора, референта и машинистки). Общие требования к кандидату на указанную должность выглядят так:
- Умение работать с документацией. Сюда входит обработка корреспонденции (прием, отправление, оформление, регистрация и распределение) и ведение журналов учета.
- Грамотность.
- Знание делового языка и офисного этикета.
- Навыки обращения с оргтехникой и программным обеспечением.
- Способность к пониманию стандартов и ГОСТов.
Нередко к этому списку добавляют другие пункты, что допускается законами о трудовом праве.
Дополнительные требования зависят от специфики деятельности предприятия, объема работы и штатного расписания.
Например, для фирм, работающих с иностранными партнерами актуально свободное владение английским или другим языком.
Эта профессия относится к категории специалистов и работников секретариата, квалификация которых должна быть соответствующей. Секретарю-делопроизводителю достаточно получить диплом о начальном профессиональном образовании или пройти подготовительные курсы после окончания 11-ти классов средней школы. Если сотрудник выполняет часть обязанностей референта или помощника руководителя, тогда ему необходимо иметь высшее образование или начальное совместно с опытом работы.
Детально и доступно о должности секретаря-делопроизводителя и его основных обязанностях рассказано в следующем видео:
Регламентирующие документы для создания инструкции – действующие справочники, классификаторы и методички.
На официальных сайтах государственных органов, отвечающих за трудовое законодательство, можно найти их последние версии.
При составлении учитывают положение структурного подразделения, в которое входит работник по штатному расписанию.
Инструкция считается действительной с момента подписания и утверждения всеми заинтересованными сторонами после выхода письменного распоряжения.
Разработкой занимается руководитель секретаря или другое уполномоченное лицо, что письменно фиксируется в официальном приказе по предприятию. В больших компаниях, где есть отдел делопроизводства или канцелярия, это входит в круг обязанностей начальника подразделения. Подобное правило относится и к управляющим филиалов.
Утверждает документ глава организации, а на последнем листе инструкции должны стоять подписи инспектора по кадрам, юрисконсульта, руководителя отдела при необходимости и самого работника, подтверждающего согласие с содержимым.
При отказе подписывать должностную инструкцию работник может получить выговор в письменной форме или дисциплинарное взыскание.
Этот служебный документ делают в трех экземплярах :
- один подшивается к личному делу,
- второй передается начальнику отдела,
- третий находится на руках у самого сотрудника.
Инспектор по кадрам создает журнал учета должностных инструкций, где работник ставит свою подпись, подтверждающую получение.
Хранение
Определенных требований к хранению нет, но практикуют сдачу в архив утративших актуальность инструкций. Спустя три года их можно уничтожить по всем правилам архивного делопроизводства.
Все процедуры по составлению, хранению и оформлению должностных инструкций можно утвердить единым положением. Формат такого руководства определяется каждой организацией отдельно из-за отсутствия разъяснений и предписаний со стороны государства.
Данные документы не входят в перечень обязательных для кадрового делопроизводства, но являются удобным инструментом для управления рабочим процессом.
Создавая инструкции, специалисты должны позаботиться о едином их оформлении и надлежащем хранении.
Обязательные пункты, которые прописывают в должностной инструкции.
Общие положения включают:
- Описание должности в соответствии с законодательством и указание руководителей.
- Квалификационные требования.
- Условия назначения и освобождения с должности.
- Перечисление необходимых знаний и умений.
- Передача и прием прав и обязанностей на время вынужденного отсутствия (больничный, отпуск разного рода).
Должностные обязанности. Здесь размещают весь список работ, которые секретарь должен выполнять. Прописывают обязанности при взаимодействии с другими сотрудниками или отделами компании в целом и при работе с клиентами и внешними партнерами.
Права.
Этот раздел содержит такие сведения:
- Продолжительность рабочего дня.
- Список документов, которые секретарь может подписывать.
- Род информации и документов для обязательного ознакомления.
- Права на внесение предложений, замечаний и жалоб.
Ответственность. Делопроизводитель может понести определенное наказание за нарушение законодательства или неисполнение своих прямых обязанностей.
В больших корпорациях зачастую действуют внутренние правила и деловая этика. При условии, что все требования отвечают государственным нормам, инструкцию можно расширить. Дополнения оформляются в виде приложения или вписываются в типовой образец.
К необязательным пунктам относят правила поведения, рабочий дресс-код и сроки исполнения отдельных видов работ. Предприятия с внутренней системой качества формируют список обязанностей и прав сотрудника исходя из целей, политики компании и других предписывающих документов.
Делопроизводитель в школе
Специфика учебных заведений предполагает особый подход к составлению должностных инструкций секретаря. В школе такой специалист подчиняется директору. И его полномочия передаются работнику с минимальными умениями, которые позволяют полноценно замещать сотрудника.
Для осуществления деятельности школьный секретарь-делопроизводитель руководствуется правилами, указанными в законах об образовании, Уставом школы и общими регламентирующими документами.
В его обязанности входит ведение кадрового делопроизводства и учета учащихся. Он регистрирует новых школьников и ставит отметки о выбывших учениках, создавая необходимые приказы и ведя журналы. Делопроизводитель в учебном заведении может проводить собрания с целью информировать родителей и детей о приказах и распоряжениях внутри школы. В его ведомстве также находится архив.
Секретарь исполняет все требования директора школы, касающиеся рабочего и учебного процесса. Отвечает на звонки, обрабатывает документы и участвует в подготовке мероприятий. Рабочий день нормируется в зависимости от работы школы и внутреннего распорядка. Количество часов рассчитывается индивидуально бухгалтерией.
Сроки действия
Время, в течение которого данные документы являются действительными, ограничивается лишь несколькими факторами. Среди них:
- Перевод сотрудника на другую должность.
- Изменение трудового законодательства или выход новых нормативных актов в определенной сфере производства.
- Реорганизация предприятия.
- Возложение дополнительных обязанностей.
- Внесение изменений в название юридического лица или его подразделения.
- Содержимое стало неактуальным из-за смены оборудования или применения других технологий.
При возникновении этих факторов инструкция переписывается с учетом всех нововведений. Процедура утверждения, ознакомления, введения в действие и хранения остается прежней.
Видео: Правила составления инструкций для персонала
О том, как правильно составить работающую должностную инструкцию, как инструмент управления можно в следующих видеоматериалах:
Секретарь-делопроизводитель на предприятии - довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.
Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах - в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.
Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.
Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?
На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя - это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал . Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:
- структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
заниматься входящей и исходящей корреспонденцией; - контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
- отправлять документацию на хранение в архив.
К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:
- иметь соответствующее образование - начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
- обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
- уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
- вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.
Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.
Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:
- аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
- способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
- способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
- хорошая память для запоминания большого объёма информации;
- высокое чувство ответственности;
- доброжелательность;
- коммуникабельность;
- грамотная чёткая речь;
- спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
- спокойное восприятие критики в свою сторону.
Суть профессии секретаря трактуется весьма свободно: у каждого шефа свои представления о том, какие обязанности должна выполнять «девушка из приемной». В одной фирме это человек, отвечающий на звонки и варящий директору кофе, в другой – «правая рука» руководителя.
В компаниях с большим документооборотом, разветвленным административным аппаратом, как правило, в штате состоит несколько секретарей, каждый из которых отвечает за свое направление: помощник руководителя, референт, делопроизводитель. Маленькие фирмы не могут позволить себе такую роскошь, у них секретарь – универсальный сотрудник, занимающийся и звонками, и документами, и кадрами. Многое из того, что он делает, не входит в стандартные функции секретарского работника, и все обязанности, которые на него возложены, должны быть зафиксированы документально. Требования, предъявляемые к работнику, необходимо подробно изложить в должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.
Требования к секретарю с функциями делопроизводителя
В самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности. Необходимость работать с документацией требует от сотрудника:
- знаний основ делопроизводства, архивного дела;
- уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами (электронные системы документооборота);
- умения пользоваться оргтехникой.
В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-машинистка» или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек.
Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.
Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело. Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы. Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном. Но если в кабинете есть факс, селектор, мини-АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт.
Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования.
Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Определившись с тем, какого человека хочет видеть на месте секретаря, и какие вопросы готов передать в зону его ответственности, руководитель компании должен оформить все это в виде документа. За разработку должностных инструкций отвечает директор фирмы, но он может поручить эту задачу другому сотруднику, например, кадровику.
Типовой образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит:
- Общие положения: требования к образованию, опыту работы; навыки и знания, которыми должен обладать секретарь; какими документами и нормативными актами должен руководствоваться в работе.
- Обязанности: прием и обработка корреспонденции, телефонные переговоры, делопроизводство, организация совещаний и т.д.
- Права секретаря: иметь доступ к необходимой информации, право подписи на определенных документах, право самостоятельно решать отдельные вопросы.
- Подчиненность: кому непосредственно подчиняется секретарь-делопроизводитель, какие работники имеют право давать ему поручения, чьи распоряжения являются приоритетными для выполнения.
- Ответственность: за ненадлежащее исполнение обязанностей, за нарушение конфиденциальной информации, коммерческой тайны, за материальный ущерб.
Все положения инструкции должны быть максимально подробно раскрыты, особенно в части обязанностей секретаря и внутрифирменной иерархии – отсутствие разночтений в этих пунктах позволяет избежать конфликтных ситуаций в плоскостях «работодатель- работник» и «секретарь – другие сотрудники». Четко зная свои обязанности, секретарь-производитель может построить максимально эффективную работу и защититься от попыток «навесить» на него чужие дела.